- هل توجد لدى الجمعية لائحة أساسية معتمدة من الجمعية العمومية والمركز الوطني لتنمية القطاع غير الربحي وفق آخر تحديث؟
- هل حدّدت اللائحة الأساسية اختصاصات مجلس الإدارة؟
- هل حدّدت اللائحة الأساسية آلية اختيار رئيس مجلس الإدارة ونائبه والمشرف المالي واختصاصات كل منهم؟
- هل تم تحديد اختصاصات المشرف المالي بشكل واضح في لوائح الجمعية واللائحة الأساسية؟
- هل حدّدت اللائحة الأساسية آلية تشكيل اللجان الدائمة أو المؤقتة واختصاصاتها وطريقة عملها؟
- هل تشتمل اللائحة الأساسية على فئات وشروط وأحكام العضوية في الجمعية العمومية؟
- هل تم تعديل اللائحة الأساسية للجمعية خلال السنة المالية الحالية أو السابقة؟
- هل تم اتباع الاجراءات المحدّدة عند تعديل اللائحة، وقبل تحديثها واعتمادها؟
- هل باب العضوية في الجمعية مفتوح للعموم؟
- هل يوجد تزايد في عدد أعضاء الجمعية العمومية؟
- هل لدى الجمعية سجل متكامل ومُحدّث بأعضاء الجمعية العمومية؟
- هل يشتمل السجل على بيانات جميع الأعضاء المؤسسين ومن مضى على عضويته 6 أشهر على الأقل وحالة اشتراكهم وسداد رسوم الاشتراك -إن وجدت-؟
- هل انتخبت الجمعية العمومية مجلساً جديداً أو عضواَ جديداً خلال السنة المالية الحالية أو السابقة؟
-هل تم إبراء ذمة مجلس الإدارة السابق أو أحد أعضائه في الاجتماع الأول بعد تغيّر الأعضاء؟
- هل انعقدت الجمعية العمومية (العادية أو غير العادية) خلال السنة المالية الحالية أو السابقة؟
- هل انعقدت هذه الاجتماعات بناءً على دعوة من رئيس المجلس الإدارة أو من نائبه بشرط تفويضه من رئيس المجلس؟
- هل اشتملت هذه الدعوات على جدول الأعمال ومكان الاجتماع وتاريخه وساعة انعقاده؟
- هل كل من حضر الجمعية العمومية إما أحد المؤسسين أو من مضى على عضويته في الجمعية ستة أشهر على الأقل؟
- هل بلغت المركز والجهة المشرفة وأعضاء الجمعية العمومية بالدعوات قبل الموعد المحدد بـ 15 يوماً على الأقل؟
- هل انعقدت الجمعية العمومية بطريقة صحيحة وفق ما يلي: - حضور أكثر من نصف الأعضاء. - صدور القرارات بالأغلبية في الجمعية العادية وبالثلثين في الجمعية غير العادية ممن يحق لهم التصويت؟
- هل تمت مناقشة أي مسائل أو قضايا غير مدرجة في جدول الأعمال المرسل لأعضاء الجمعية العمومية قبل الاجتماع؟
- هل تمت الإنابة عن أحد من أعضاء الجمعية العمومية في الاجتماعات؟
- هل ناب العضو عن أكثر من عضو في الجمعية العمومية؟
- هل تم طرح قضايا أو مسائل للتصويت عليها من قبل أعضاء الجمعية العمومية؟
- هل تم التأكد من عدم وجود تعارض مصالح عند التصويت على أي قرار يُعرض على الجمعية العمومية بشكل عام وقرارات الاستثمارات والعقارات بشكل خاص، فيما عدا انتخاب أعضاء مجلس الإدارة؟
- هل اجتمعت الجمعية العمومية (الاجتماع العادي) خلال السنة المالية الحالية؟
- هل درست الجمعية العمومية العادية في اجتماعها الأول تقرير مراجع الحسابات عن القوائم المالية للسنة المالية المنتهية؟
- هل أقرّت الجمعية العمومية العادية مشروع الميزانية التقديرية للسنة المالية الجديدة؟
- هل ناقشت الجمعية العمومية العادية تقرير مجلس الإدارة عن أعمال الجمعية ونشاطاتها للسنة المالية المنتهية؟
- هل ناقشت الجمعية العمومية العادية الخطة المقترحة للسنة المالية الجديدة واتخذت التوصيات والقرارات لذلك؟
- هل تم إرسال نسخة من محضر اجتماع الجمعية العمومية مع محضر فرز الأصوات -إن وُجد- إلى المركز خلال 15 يوماً من تاريخ الاجتماع؟
- هل توجد خطة تشغيلية للسنة المالية الحالية لدى الجمعية؟
- هل تم اعتماد الخطة من الجمعية العمومية؟
- هل انعقدت الجمعية العمومية (غير العادية) خلال السنة المالية الحالية أو السابقة؟
- هل كانت الاجتماعات بناءً على طلب مسبّب من الوزارة، أو من مجلس الإدارة، أو بناءً على طلب عدد لا يقل عن (25%) من الأعضاء الذين يحق لهم حضور الجمعية العمومية؟
- هل كل ما تم مناقشته هو ضمن اختصاصات الجمعية العمومية غير العاديّة؟
- هل تم إرسال نسخة من محضر اجتماع الجمعية العمومية مع محضر فرز الأصوات -إن وُجد- إلى المركز الوطني خلال 15 يوماً من تاريخ الاجتماع؟
- هل تم اتخاذ قرارات خلال الاجتماع؟
- هل يوجد مراجع داخلي لمراجعة وتحديث اللوائح والسياسات الداخلية؟
- هل تم تكليفه أو تعيينه من مجلس الإدارة؟
- هل يوجد نظام رقابة داخلي لمراجعة أوامر وقرارات الصرف الداخلية ومراجعة تطابق قرارات الإدارة التنفيذية مع السياسات واللوائح الداخلية المعتمدة
- هل تم اعتماد نظام الرقابة الداخلي من مجلس الإدارة؟
- هل توجد آلية مفعّلة تمكن المجلس بالبت في قبول عضو الجمعية العمومية الجديد أو اعتذاره أو إلغاء عضويته بقرار مسبب؟
- هل يشرف المجلس على تنفيذ قرارات وتعليمات الجمعية العمومية أو المراجع الخارجي؟
- هل توجد سياسة لتعارض المصالح معتمدة من مجلس الإدارة؟
- هل تم أخذ موافقة المركز على القرارات قبل تنفيذها؟
+ هل توجد علاقة تعاقدية أو تجارية من الدرجة الأولى إلى الدرجة الرابعة بين أحد أعضاء الجمعية العمومية أو أعضاء مجلس الإدارة أو موظفي الجمعية؟
- هل توجد سياسة للإبلاغ عن المخالفات وحماية مقدمي البلاغات معتمدة من مجلس الإدارة؟
- هل توجد سياسة لخصوصية البيانات معتمدة من مجلس الإدارة؟
- هل توجد سياسة للاحتفاظ بالوثائق وإتلافها معتمدة من مجلس الإدارة؟
- هل توجد سياسة لجمع التبرعات معتمدة من مجلس الإدارة؟
- هل توجد سياسة لتنظيم العلاقة مع المستفيدين (المستفيدين من الخدمة التي تقدمها الجمعية ) وتقديم الخدمات معتمدة من مجلس الإدارة؟
- هل تحتوي السياسة على آلية للتأكد من استحقاق المستفيد
+ هل تم دراسة احتياجات المستفيدين؟
+ هل تم توزيع التبرعات(الخدمات) بشكل عادل ومنصف بين المستفيدين؟
+ هل تلبي التبرعات(الخدمات) الاحتياجات الفعلية للمستفيدين؟
+ هل تم تسجيل وتوثيق التبرعات(الخدمات) بطريقة صحيحة وشفافة؟
+ هل يوجد تقارير دورية تفيد بتسليم التبرعات(الخدمات) للمستفيدين؟
- هل توجد آلية لإدارة المتطوعين في الجمعية معتمدة من مجلس الإدارة؟
- هل توجد لائحة للموارد البشرية في الجمعية معتمدة من مجلس الإدارة؟
- هل يوجد ميثاق أخلاقي للعاملين في الجمعية؟
- هل قام جميع العاملين في الجمعية بالتوقيع على الميثاق الأخلاقي؟
- هل الجمعية ملزمة بإعداد لائحة لصلاحيات المجلس والصلاحيات الممنوحة من قبل مجلس الإدارة؟
- هل توجد لائحة لصلاحيات المجلس والصلاحيات التي فوّضها وإجراءات اتخاذ القرار ومدة التفويض؟
- هل توجد قائمة بصلاحيات المجلس والصلاحيات التي فوّضها وإجراءات اتخاذ القرار ومدة التفويض؟
- هل يقوم المجلس بمتابعة ممارسة الصلاحيات المفوّضة عبر تقارير المتابعة؟
- هل توجد صلاحيات مالية وتشمل صلاحية التوقيع مفوّضة من رئيس المجلس أو نائبة والمشرف المالي لاثنين من أعضاء المجلس أو من قياديي الإدارة التنفيذية؟
- هل تم أخذ الموافقة من الوزير أو من يفوّضه؟
- هل اجتمع مجلس الإدارة (لا يُقصد اللجنة التنفيذية) خلال السنة المالية السابقة أربعة اجتماعات على الأقل؟
- هل عُقدت الاجتماعات بشكل منتظم (كل 3 أشهر مرة واحدة على الأقل)؟
- هل يوجد أحد أعضاء مجلس الإدارة يعمل في إدارة الجمعية أو في إحدى وظائفها؟
هل توجد موافقة من الوزارة؟
- هل يوجد أحد أعضاء مجلس الإدارة يعمل في الإدارة المختصة بالإشراف على الجمعية في الوزارة أو الجهة المشرفة؟
- هل توجد موافقة من المركز؟
- هل يوجد أحد من أعضاء مجلس الإدارة استمر في عضويته لأكثر من دورتين متتاليتين؟
- هل توجد موافقة من المركز؟
- هل يوجد أحد أعضاء مجلس الإدارة من أصحاب الفضيلة في السلك القضائي؟
- هل تم تقديم برامج تعريفية مخصصة لأعضاء مجلس الإدارة متعلّقة بعمل الجمعية وخاصة الجوانب المالية والقانونية وذلك خلال السنة المالية الحالية أو السابقة؟
هل توجد إجراءات واضحة لتعريف الأعضاء الجدد في مجلس الإدارة بالقضايا المالية والقانونية المرتبطة بعمل الجمعية؟
- هل تم تعيين مدير تنفيذي في الجمعية؟
- هل تم تعيينه (تعيين وليس تكليف) بقرار من قبل مجلس الإدارة؟
- هل تم توضيح صلاحياته ومسؤولياته وحقوقه والتزاماته في قرار التعيين؟
هل تم إرسال نسخة من قرار التعيين ومسوغات الراتب مع إرفاق صورة من هويته الوطنية وبيانات التواصل معه إلى الوزارة؟
- هل يوجد لدى الجمعية محاسب سعودي الجنسية؟
- هل تم إرسال نسخة من قرار التعيين ومسوغات الراتب مع إرفاق صورة من هويته الوطنية وبيانات التواصل معه إلى الوزارة؟
- هل مؤهلات المشرف المالي تتناسب مع عضويته في مجلس الإدارة كمشرف مالي؟
+ هل مدة دورة مجلس الإدارة انتهت قريباً (ستة أشهر قبل التقييم) أو على وشك الانتهاء (شهر بعد التقييم)؟
- هل تم تشكيل لجنة انتخابات في الاجتماع العمومي الذي يسبق اجتماع الترشيح؟
- هل أعضاء لجنة الانتخابات اثنين من أعضاء الجمعية العمومية كحد أدنى وغير مرشحين لعضوية المجلس الجديد؟
- هل دعا مجلس الإدارة جميع أعضاء الجمعية العمومية الذين تنطبق عليهم شروط الترشح لعضوية مجلس الإدارة قبل مئة وثمانين يوما على الأقل من نهاية مدة مجلس الإدارة؟
- هل تم إقفال باب الترشيح قبل تسعين يوما من نهاية مدة المجلس على الأقل ورفع أسماء المترشحين إلى الوزارة خلال أسبوع من قفل باب الترشيح؟
- هل عرضت لجنة الانتخابات بالتنسيق مع مجلس الإدارة قائمة أسماء المترشحين الواردة من الوزارة في مقر الجمعية أو موقع الجمعية الإلكتروني قبل خمسة عشر يوما على الأقل من نهاية مدة المجلس؟
- هل زود مجلس الإدارة الجديد الوزارة بأسماء الأعضاء الذين تم انتخابهم خلال خمسة عشر يوما من تاريخ الانتخاب؟
+ هل حصلت الجمعية على إنذار او مخالفة خلال العام المالي السابق وحتى تاريخ الزيارة
- هل تم تصحيح المخالفات أو الإنذارات خلال المدة المحددة
+ هل يوجد لدى الجمعية فروع ومكاتب داخل المملكة ؟
- هل نصت اللائحة الأساسية على إنشاء الفروع والمكاتب داخل المملكة
- هل توجد موافقة من المركز و الجهة المشرفة على إنشاء هذه الفروع والمكاتب ؟
- هل تم التعاقد مع مراجع حسابات معتمد لدى المركز أو مصنف لدى الهيئة السعودية للمراجعين والمحاسبين
- هل يوجد تقرير سنوي مفصل عن القوائم المالية ومعتمد من مراجع حسابات خارجي ومن الجمعية العمومية؟
- هل تم رفعه للمركز خلال الأربعة أشهر من نهاية السنة المالية؟
- هل يوجد تقرير سنوي مفصل عن البرامج والأنشطة معتمد من الجمعية العمومية؟
+ هل قام المشرف المالي بإعداد التقارير المالية الدورية الربعية خلال السنة المالية الحالية والسابقة؟
- هل كانت التقارير ربعية ومكتملة (أربعة تقارير في السنة المالية بحيث يكون تقرير واحد كل ثلاثة أشهر)؟
- هل تم عرضها على مجلس الإدارة ومناقشتها؟
- هل تم تزويد المركز بنسخة منه؟
- هل الجمعية ملزمة بتطبيقات إضافية لمكافحة مخاطر وتمويل الإرهاب وغسل الأموال
- هل قامت الجمعية بتحديد وفهم مخاطر جرائم الإرهاب وتمويله لديها وتقييمها وتوثيقها؟
- هل قامت الجمعية بتحديد وفهم مخاطر جرائم الإرهاب وتمويله لديها وتقييمها وتوثيقها؟
- هل قامت الجمعية بإعداد قائمة مخاطر تمويل الإرهاب وغسل الأموال تتطابق مع عمل الجمعية
- هل أخذت الجمعية بعين الاعتبار تقييم المخاطر المتأصلة والكامنة التالية ووضع التدابير لذلك؟
- هل تم اتخاذ القرارات وتوصيات بعد استعراض نتائج التقييم للتعامل مع المخاطر والحد منها؟
- هل قامت الجمعية بتحديد السياسات والإجراءات والضوابط المتعلقة بمكافحة جرائم الإرهاب وتمويله؟
- هل قامت الجمعية بتحديد مؤشرات دالّة عند وجود شبهة عمليات غسل أموال؟
+ هل يتم استخدام وسيلة التعاملات النقدية غير الإلكترونية في جمع التبرعات أو صرفها للمستفيدين
- هل تلتزم الجمعية بالإجراءات النظامية المتعلقة باستقبال التبرعات وصرفها للمستفيدين?
- هل لدى الجمعية إجراءات واضحة تلتزم بها إذا توافرت لديهم أسباب معقولة للاشتباه في أن الأموال أو بعضها تمثل عمليات لها علاقة بغسل الأموال أو أنها سوف تستخدم في عمليات غسل أموال أو بعلاقة أو ارتباط أي من العمليات أو الصفقات المعقّدة أو الضخمة أو غير الطبيعية بعمليات غسل الأموال؟
- هل توجد إجراءات لتجنّب تنبيه العميل أو أي شخص آخر بأن تقريراً بموجب النظام أو معلومات متعلّقة بذلك قد قُدمت أو سوف تُقدّم إلى الإدارة العامة للتحريات المالية أو أن تحقيقاً جنائياً جارٍ أو قد أجري؟
- هل توجد برامج توعوية لنشر وتعميق الوعي داخل الجمعية حول نقاط الضعف الممكنة والتي قد تستغل من قبل ممولي الإرهاب؟
+ هل شهادة تسجيل الجمعية سارية؟
+ هل أنشطة الجمعية متطابقة مع تصنيفها؟
هل تمت الموافقة على طلبات إقامة البرامج والمشروعات والأنشطة الفنية التي تقدمها الجمعية وفق الإجراءات المتبعة للوحدة الإشرافية التابعة لها؟
- هل توجد برامج وأنشطة للجمعية متعارضة مع أهدافها المحدّدة في اللائحة الأساسية وبدون موافقة من المركز؟
- هل يوجد توثيق لتتبع وصول الخدمة والمساعدات للمستفيدين?
+ هل لدى الجمعية برامج أو أنشطة خارج نطاقها الإداري؟
- هل توجد موافقة من المركز؟
+ هل لدى الجمعية برامج أو أنشطة أو خدمات تقدّمها أو عضويات خارج المملكة؟
- هل توجد موافقة كتابية من الوزير والجهة المشرفة؟
+ هل توجد تعاقدات أو شراكات أو اتفاقيات مع دول أو منظمات أو مؤسسات دولية؟
- هل توجد موافقة على ذلك من الوزارة والجهة المختصة؟
+ هل تقوم الجمعية بحملات لجمع التبرعات؟
- هل توجد موافقة من المركز بذلك؟
+ هل يوجد حساب مستقل بالتبرعات؟
+ هل يوجد سجل خاص بالتبرعات؟
+ هل يحتوي السجل معلومات المتبرع، وقيمة التبرع، وشرطه إن وجد؟
+ هل تم استخدام التبرعات التي تم جمعها لغرض معين في نشاط آخر غير ما جُمعت لأجله؟
- هل توجد موافقة من المركز على ذلك؟
+ هل تم استخدام فائض إيرادات معيّنة وإدخالها في أوقاف الجمعية، أو تم استثمارها في مجالات مرجّحة الكسب تضمن لها الحصول على مورد ثابت، أو تم إعادة توظيفها في المشروعات الإنتاجية والخدمية؟
- هل تم أخذ موافقة الجمعية العمومية على ذلك؟
+ هل استقبلت الجمعية إعانات من خارج المملكة من دون طلب؟
+ هل توجد عقارات أو استثمارات في ملكية الجمعية؟
- هل توجد موافقة من الجمعية العمومية قبل التملك أو تم إقرار ذلك في أول اجتماع تالٍ لها أو بقرار من مجلس الإدارة -في حال تم تفويضه من الجمعية العمومية باتخاذ القرارات في ذلك؟
- هل يتم الاحتفاظ في مقر الجمعية بسجلات المستفيدين بحيث لا يتم فقدانها أو كشف سريتها؟
- هل يتم الاحتفاظ في مقر الجمعية بالسجلات والمستندات المالية وملفات الحسابات والمراسلات المالية وصور وثائق الهويات الوطنية للمؤسسين وأعضاء الجمعية العمومية وأعضاء مجلس الإدارة والعاملين فيها والمتعاملين معها ماليّاً بشكل مباشر، لمدة لا تقل عن عشر سنوات من تاريخ انتهاء التعامل؟
+ هل يوجد سجل محدّث خاص بوقائع جلسات الجمعية العمومية العادية وغير العادية؟
- هل تحتوي السجلات على محاضر الاجتماعات التي توضّح وقائع جلسات الجمعية العمومية وقراراتها؟
- هل يستطيع كل عضو الاطلاع على هذه السجلات بكل يسر وسهولة؟
+ هل تُحفظ السجلات المتعلقة باجتماعات مجلس الإدارة؟
- هل توضّح السجلات وقائع اجتماعات مجلس الإدارة وقراراتها، وكذلك القرارات التي يصدرها مسؤول الجهاز التنفيذي للجمعية بتفويض من مجلس الإدارة؟
- هل يستطيع كل عضو في مجلس الإدارة الاطلاع على هذه السجلات بكل يسر وسهولة؟
- هل توجد بطاقات عضوية لكل عضو من أعضاء الجمعية العمومية؟
- هل استلم جميع أعضاء الجمعية العمومية بطاقات عضوية؟
- هل توضح البطاقات البيانات والمعلومات التالية: - بيانات العضو الأساسية. - رقم العضوية ونوعها (عامل، منتسب..). - تاريخ انضمام العضو للجمعية
+ هل توجد لجان دائمة أو مؤقتة تم تكوينها من قبل الجمعية العمومية أو مجلس الإدارة للقيام بمهام محددة من حيث طبيعتها ومدتها؟
- هل توجد قرارات صادرة بتكوين هذه اللجان؟
- هل اشتملت القرارات على مسمى كل لجنة وعدد أعضائها واختصاصاتها واختصاصات أعضائها، بما في ذلك تسمية رئيسها؟
- هل يوجد أحد أعضاء مجلس الإدارة في هذه اللجان؟
+ هل توجد لجنة تنفيذية في الجمعية؟
- هل يوجد قرار بتشكيلها وتحديد المهام والصلاحيات المفوضة فيها والتي تكفل سير عمل الجمعية؟
+ هل توجد لجنة تدقيق ومراجعة داخلية؟
- هل يرأس المشرف المالي في مجلس الإدارة هذه اللجنة؟
